B-intensiv: Projekt Management

Vokabeln:

B1: Anforderung, Bedürfnis, Budget, Durchführung, Einhaltung, Einstellung, Entscheidung, Evaluation, Finanzierung, Fortschritt, Frist, Kommunikation, Koordination, Kosten, Meeting, Missverständnis, Nachteil, Priorität, Projektleiter, Pünktlichkeit, Regel, Ressourcen, Rolle, Umfang, Vorteil, abschätzen, ausreichen, auswählen, berücksichtigen, besprechen, beteiligen, erfolgreich, erfüllen, erledigen, festsetzen, interkulturell, knapp, motivieren, reduzieren, unterschiedlich, verteilen, verursachen, Überwachung

B2: Kommunikationsproblem, Maßnahme, Notfallplan, Risikomanagement, Zeitzone, delegieren, durchführen, einhalten, verhandeln

C1/C2: Stakeholder, Telekonferenz

Fragen zur Diskussion:

1. Erzähle von deinem letzten Projekt. Was waren die Bedürfnisse der Stakeholder (der Personen, die an dem Projekt Interesse haben)?

2. Der nächste Schritt ist normalerweise, die Ziele festzulegen. Welche Eigenschaften müssen Ziele erfüllen? Kennst du die SMART-Regel (specific, measurable, attainable, relevant, time)?

Setzt du auch fest, bzw. wurde auch festgesetzt, welche Ziele in diesem Projekt nicht erreicht werden sollen?

Hast du ein Beispiel von einem Projekt, in dem die Ziele nicht gut angegeben wurden? Oder die Prioritäten wurden nicht gut gesetzt?

3. Welche Eigenschaften sollte deiner Meinung nach ein guter Manager bei dem Projekt haben. Findest du einen hands-off-approach besser oder einen command-and-control style?

4. Dann geht es um die Ressourcen für das Projekt. Damit sind auch die Mitarbeiter gemeint, die an dem Projekt beteiligt sind.

Wie wählst du die Mitarbeiter aus? Konkret: Welche Aufgabe würdest du an welchen Mitarbeiter delegieren (an einem Beispiel)? Welche Fehler können dabei passieren?

Musstest du für die Mitarbeiter erst ein Training anbieten? (verursacht zusätzliche Kosten)

Gab es Mitarbeiter, die nicht motiviert waren? Hast du schon mal eine Aufgabe neu zugewiesen, weil der Mitarbeiter sie nicht gut erledigt hat? Oder hast du sogar mal jemandem aus dem Team wieder herausgenommen?

5. Wer schätzt die Kosten ab und kümmert sich um das Budget? Was passiert, wenn bei der Finanzierung mit Kosteneinschränkungen zu rechnen ist?

6. Selbstverständlich wurde auch eine Frist gesetzt, zu der das Projekt erledigt sein sollte. Gab es schon mal die Situation, dass die Zeit nicht ausreichte?

Was kann man dann tun? (Denke an: Mit dem Kunden die Frist neu verhandeln, oder, den Umfang der Leistungen für den Kunden reduzieren)

Mussten zusätzliche Ressourcen für das Projekt berücksichtigt werden?

7. Die Kommunikation während des Projektes.

a. Wer kümmerte sich um die Überwachung der Durchführung der Aufgaben? Wie erfolgt die Prozessüberwachung? Gibt es zwischendurch Treffen, um den Fortschritt zu besprechen? Oder habt ihr eine Software zur Projektplanung (“scrum”)?

b. Denke auch an die Kommunikation in interkulturellen Teams: kulturelle/ sprachliche Kommunikationsprobleme bei einem interkulturellen Team, oder auch die Einstellung zur Pünktlichkeit oder der Einhaltung von Regeln, zum Beispiel wenn man sich zu einem Meeting trifft, oder, die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden. Beachte: In manchen Kulturen wird nicht direkt “Nein” gesagt. Entstehen dadurch Missverständnisse?

c. Denke weiter an die Koordination von globalen Teams: unterschiedliche Zeitzonen bei einem virtuellen Team, gibt es insgesamt mehr Vorteile oder Nachteile von Durchführung von Telekonferenzen statt Face-to-Face Meetings?

d. Helfen Maßnahmen zum Team-building?

8. Hast du als Projektleiter einen Notfallplan, zum Beispiel

a. Wenn der Kunde seine Anforderungen kurzfristig ändert?

b. Was machst du, wenn das Budget zu knapp ist?

c. Was machst du, wenn die deadline nicht eingehalten werden kann?

d. Was machst du, wenn die Kommunikation im Projekt nicht gut ist, und zum Beispiel Rollen nicht klar verteilt wurden?

Wie sieht es aus mit dem Risikomanagement?

9. Wenn das Projekt erfolgreich durchgeführt ist, trefft ihr euch für Feedback und Evaluation?

10. Was ist deiner Meinung nach der wichtigste Punkt, damit das Projekt erfolgreich beendet werden kann?